So erstellst du Erinnerungen mit Arbeitsabläufen
Mit Arbeitsabläufen in Zeeg kannst du automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für deine Termine einrichten.
Schritt 1: Einen Workflow erstellen
Gehe in deinem Zeeg-Konto zu "Arbeitsabläufe" und klicke auf Arbeitsablauf erstellen.
Schritt 2: Den Eigentümer des Arbeitsablaufs festlegen
Vergib einen Namen für deinen Arbeitsablauf und wähle aus, wem er zugeordnet ist – dir selbst, einem Team oder deiner Organisation.
Schritt 3: Den Arbeitsablauf Terminseiten zuweisen
Wähle eine oder mehrere Terminseiten aus, auf die der Arbeitsablauf angewendet werden soll. Ein Arbeitsablauf kann für mehrere Seiten gleichzeitig genutzt werden.
Schritt 4: Den Auslöser für den Arbeitsablauf festlegen
Bestimme, wann der Arbeitsablauf ausgelöst werden soll. Mögliche Auslöser sind:
Wenn ein Termin gebucht wird
Vor Beginn des Termins
Beim Start des Termins
Nach Ende des Termins
Wenn der Termin abgesagt wird
Wenn der Termin als „No-show“ markiert wird
Für Erinnerungen vor dem Terminbeginn kannst du die genaue Zeit festlegen (z. B. 30 Minuten vorher).
Schritt 5: Die Aktion definieren
Lege fest, was passieren soll, wenn der Arbeitsablauf ausgelöst wird. Du kannst eine oder mehrere der folgenden Aktionen auswählen:
E-Mail an den Teilnehmer senden
E-Mail an den Gastgeber senden
SMS an den Teilnehmer senden
SMS an den Gastgeber senden
Jede Aktion kann individuell angepasst werden. Klicke auf das Stiftsymbol, um den Inhalt zu bearbeiten, und verwende Variablen wie Terminname, Ort oder Terminfragen, um Nachrichten automatisch zu personalisieren. Du kannst auch mit einer Vorlage beginnen und diese nach deinen Bedürfnissen anpassen.
SMS-Erinnerungen und Guthaben
Das Versenden von SMS-Erinnerungen erfordert Guthaben. In jedem kostenpflichtigen Plan sind monatlich 100 SMS-Guthaben kostenlos enthalten.
Zusätzlich kannst du 1000 SMS-Credits für 9,99 € (netto) buchen. Diese können:
Nur einmalig gebucht werden (ohne automatische Verlängerung)
Monatlich automatisch verlängert werden
Automatisch erneuert werden, wenn die 1000 SMS im selben Monat aufgebraucht sind
Oder beides (monatliche Verlängerung + automatische Erneuerung bei Verbrauch)
Nicht verbrauchte SMS verfallen am Monatsende.
Die Anzahl der verwendeten SMS-Guthaben hängt davon ab, in welches Land die SMS gesendet wird. Du kannst unten eine Liste sehen, wie viel Guthaben für jedes Land verbraucht wird. https://help.zeeg.me/de/arbeitsablaufe/sms-guthaben
Jede Nachricht kann bis zu 160 Zeichen enthalten. Wenn eine SMS länger ist, wird sie als mehrere Nachrichten gezählt und verbraucht mehr Guthaben.
Sobald du deinen Erinnerungs-Arbeitsablauf eingerichtet hast, findest du hier einige typische Anwendungsfälle, die dir den Einstieg erleichtern:
Kundentermine: Sende 30 Minuten vor einem geplanten Beratungs- oder Coachingtermin eine Erinnerungs-E-Mail, damit der Kunde vorbereitet und pünktlich erscheint.
Verkaufsgespräche: Erinnere sowohl den Gastgeber als auch den eingeladenen Teilnehmer im Voraus an ein Kennen lern- oder Demogespräch, um die Nichterscheinen-Rate zu senken.
Bewerbungsgespräche: Sende personalisierte Erinnerungen an Bewerber und Interviewer mit relevanten Details wie dem Meeting-Link und dem Namen des Interviewers.
Nachverfolgung bei Ausbleiben eines Teilnehmers: Löse eine Nachricht aus, wenn ein Teilnehmer als „Nicht erscheinend“ markiert wurde – inklusive Link zur erneuten Terminbuchung.
Diese Beispiele zeigen, wie du Arbeitsabläufe nicht nur zur Reduzierung der Nichterscheinen-Rate (No-show) einsetzen kannst, sondern auch zur Verbesserung der gesamten Terminplanung für alle Beteiligten.
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