So erstellst du Erinnerungen mit Arbeitsabläufen

Mit Arbeitsabläufen in Zeeg kannst du automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für deine Termine einrichten.

Schritt 1: Einen Workflow erstellen

Gehe in deinem Zeeg-Konto zu "Arbeitsabläufe" und klicke auf Arbeitsablauf erstellen.

Schritt 2: Den Eigentümer des Arbeitsablaufs festlegen

Vergib einen Namen für deinen Arbeitsablauf und wähle aus, wem er zugeordnet ist – dir selbst, einem Team oder deiner Organisation.

Schritt 3: Den Arbeitsablauf Terminseiten zuweisen

Wähle eine oder mehrere Terminseiten aus, auf die der Arbeitsablauf angewendet werden soll. Ein Arbeitsablauf kann für mehrere Seiten gleichzeitig genutzt werden.

Schritt 4: Den Auslöser für den Arbeitsablauf festlegen

Bestimme, wann der Arbeitsablauf ausgelöst werden soll. Mögliche Auslöser sind:

• Wenn ein Termin gebucht wird

• Vor Beginn des Termins

• Beim Start des Termins

• Nach Ende des Termins

• Wenn der Termin abgesagt wird

• Wenn der Termin als „No-show“ markiert wird

Für Erinnerungen vor dem Terminbeginn kannst du die genaue Zeit festlegen (z. B. 30 Minuten vorher).

Schritt 5: Die Aktion definieren

Lege fest, was passieren soll, wenn der Arbeitsablauf ausgelöst wird. Du kannst eine oder mehrere der folgenden Aktionen auswählen:

• E-Mail an den Teilnehmer senden

• E-Mail an den Gastgeber senden

• SMS an den Teilnehmer senden

• SMS an den Gastgeber senden

Jede Aktion kann individuell angepasst werden. Klicke auf das Stiftsymbol, um den Inhalt zu bearbeiten, und verwende Variablen wie Terminname, Ort oder Terminfragen, um Nachrichten automatisch zu personalisieren. Du kannst auch mit einer Vorlage beginnen und diese nach deinen Bedürfnissen anpassen.

SMS-Erinnerungen und Guthaben

Das Versenden von SMS-Erinnerungen erfordert Guthaben. In jedem kostenpflichtigen Plan sind monatlich 10 SMS-Guthaben kostenlos enthalten.

Zusätzlich kannst du ein SMS-Paket mit 100 SMS-Guthaben für 9,99 €/Monat (netto) erwerben:

• Du kannst die automatische Verlängerung des Pakets aktivieren, sodass es jeden Monat erneut gebucht wird.

• Du kannst die automatische Aufladung aktivieren, wenn dein Guthaben aufgebraucht ist.

• Oder beide Optionen gleichzeitig nutzen.

Nicht genutzte SMS-Guthaben verfallen am Ende jedes Monats.

Sobald du deinen Erinnerungs-Arbeitsablauf eingerichtet hast, findest du hier einige typische Anwendungsfälle, die dir den Einstieg erleichtern:

• Kundentermine: Sende 30 Minuten vor einem geplanten Beratungs- oder Coachingtermin eine Erinnerungs-E-Mail, damit der Kunde vorbereitet und pünktlich erscheint.

• Verkaufsgespräche: Erinnere sowohl den Gastgeber als auch den eingeladenen Teilnehmer im Voraus an ein Kennen lern- oder Demogespräch, um die Nichterscheinen-Rate zu senken.

• Bewerbungsgespräche: Sende personalisierte Erinnerungen an Bewerber und Interviewer mit relevanten Details wie dem Meeting-Link und dem Namen des Interviewers.

• Nachverfolgung bei Ausbleiben eines Teilnehmers: Löse eine Nachricht aus, wenn ein Teilnehmer als „Nicht erscheinend“ markiert wurde – inklusive Link zur erneuten Terminbuchung.

Diese Beispiele zeigen, wie du Arbeitsabläufe nicht nur zur Reduzierung der Nichterscheinen-Rate (No-show) einsetzen kannst, sondern auch zur Verbesserung der gesamten Terminplanung für alle Beteiligten.